Документи, складені за участю органів державної влади та місцевого самоврядування або такі, що від них виходять, можуть бути використані на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

На сьогодні найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (далі – Конвенція) від 1961 року, згода на обов’язковість якої надана Законом України від 10 січня 2002 року «Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів», набула чинності між Україною і державами – учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22 грудня 2003 року.

Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав – учасниць Конвенції, та засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.

Згідно з положеннями Конвенції документ, на якому проставлено апостиль, не потребує ніякого додаткового оформлення чи засвідчення і може бути використаний в будь-якій іншій державі – учасниці Конвенції.

Перелік документів для видачі виписки у паперовій формі для проставлення апостиля:  

            1) запит про надання виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (далі- Єдиний державний реєстр), відповідно до додатку 1 Порядку надання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань затвердженого наказом Міністерства юстиції України 10 червня 2016 року № 1657/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 10 червня 2016 року за № 839/28969. Заявник звертається до уповноваженого суб’єкта державної реєстрації (посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України), який за допомогою програмних засобів ведення Єдиного державного реєстру формує та роздруковує запит, на якому заявник проставляє власний підпис (за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ньому);

            2) документ, що підтверджує внесення плати за надання виписки з Єдиного державного реєстр у паперовій формі для проставлення апостилю у розмірі 0,05 прожиткового мінімуму для працездатних осіб, відповідно до частини четвертої статті 36 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» (далі – Закону України «Про державну реєстрацію»);

            3) документ, що підтверджує оплату послуги з проставлення апостиля, яка становить: для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян, для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 18 грудня 2003 року № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля», зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 19 грудня 2003 року за № 1197/8518. Якщо заявник звільнений від сплати послуг з проставлення апостиля, він пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною особою виготовляється копія та долучається до поданого запиту.

Під час прийняття запиту посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України встановлює особу заявника за документом, що посвідчує таку особу, передбаченим Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус».

У разі коли заявником є іноземець, документом, що посвідчує особу такого заявника, є національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або інший документ, що посвідчує особу іноземця.

У разі подання запиту уповноваженою на те особою посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України перевіряє обсяг повноважень такої особи за документом, що підтверджує її повноваження діяти від імені іншої особи. Обсяг повноважень особи, уповноваженої діяти від імені юридичної особи, перевіряється на підставі відомостей з Єдиного державного реєстру.

Відповідно до статті 11 Закону України «Про державну реєстрацію» виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостилю надається протягом 24 годин після надходження запиту, крім вихідних та святкових днів.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання, зокрема, зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.